Замена фискального накопителя (ФН)

Каждый предприниматель по закону 54-ФЗ «О применении ККТ» обязан при расчетах с покупателями использовать электронную кассу. Главный ее элемент — фискальный накопитель. Он служит внутренней памятью устройства. На нем хранятся записи о каждой проведенной денежной операции. Система шифрует данные и отправляет их через ОФД в Налоговую.

Со временем требуется замена ФН, так как срок его действия ограничен. Важно позаботится об этом заранее: без накопителя не будет функционировать касса, что приведет к неприятностям для бизнеса. В процессе замены накопителя обязательно проводится перерегистрация ККТ.

Когда нужно менять ФН

Перед заменой накопителя нужно проверить, действительно ли это необходимо. Обычно аппарат заранее выводит напоминание, что скоро закончится срок действия или уведомление о том, что память заполнена. Если таких сообщений нет, поверьте сами, когда его срок истечет, посмотрите объем свободной памяти. Эти данные есть в личном кабинете налогоплательщика или ОФД.

Узнать информацию можно на самом аппарате из отчета о закрытии смены, в нем будет соответствующая отметка, что ресурс работы заканчивается или память заполнена, в зависимости от проблемы.

Есть несколько причин, по которым возникает необходимость заменять ФН:

• Использована вся память устройства. ФН вмещает в себя конечный объем информации, и когда место для сохранения файлов заканчивается, он не может выполнять свои функции.
• Завершился срок службы. Накопитель работает строго ограниченное время. Есть варианты на 13, 15 и 36 месяцев, посмотреть можно в техническом паспорте.
• Обнаружился заводской брак или поломка. В случае брака нужно обратиться к производителю за экспертизой.
• Поменялись данные владельца. При оформлении нового юрлица, если ККТ остается прежней, в ней нужно заменить ФН и внести новый ИНН.
• Ошибка ввода данных при регистрации. Если при оформлении ККТ ввести неверный ИНН, то исправить ошибку будет нельзя — только менять ФН на новый.

Обычно замена фискального накопителя требуется по первым двум причинам.

Если информация об организации изменилась, например, наименование или адрес, менять ФН не нужно. Достаточно только перерегистрировать ККТ.

Если касса долго не использовалась, а срок действия ФН давно прошел, то нужно проверить, не снята ли касса с учета. Сделать это можно на сайте ФНС.

Что нужно знать, покупая ФН

Главное отличие накопителей – это время, на которое рассчитана их работоспособность. Выбор стоит делать в зависимости от особенностей бизнеса и выбранной системы налогообложения. ФН со сроком 36 месяцев приобретается для оказания услуг и при работе в системах УСН, ЕСХН или ПСН. Юрлица, которые могут выбирать ФН по желанию независимо от его срока:

• реализуют подакцизные товары,
• работают по сезонному графику,
• единовременно используют УСН / ПСН и общий режим уплаты налогов,
• работают с автономной онлайн-кассой.

Накопитель обязательно должен иметь формат ФФД 1.2 с поддержкой режима маркировки.

Если срок договора с фискальным оператором тоже походит к концу, то не забудьте продлить его или перейти на обслуживание другого оператора до замены ФН.

Закрываем архив на старом ФН

Нельзя извлекать ФН из кассы, пока не закрылась смена. Проверьте, что все документы отправлены в ОФД. Посмотреть это можно в закрывающем отчете: в строке «Непереданные» должен стоять ноль, что означает корректную отправку.

После снятия смены на кассе нужно создать отчет о закрытии ФН:

1. Откройте настройки кассового аппарата.
2. В меню зайдите в раздел «Оборудование».
3. Выберите пункт «Закрыть архив ФН» — этот шаг последний и необратимый.

Когда архив закроется, аппарат выдаст отчет, который автоматически передастся в ОФД и появится в личном кабинете.

Как установить накопитель

Когда архив закрыт, можно отключать кассу от электропитания и приступать к удалению накопителя. Иногда касса бывает опломбирована. Тогда потребуется официальное разрешение, чтобы открыть ее, иначе будет аннулирована гарантия на кассовый аппарат.

Порядок извлечения и замены расписан пошагово в инструкции по эксплуатации ККТ. Чтобы не иметь проблем из-за случайной ошибки, лучше обратиться к специалисту. Закажите консультацию или обратный звонок. Мы выполним замену фискального накопителя "Под ключ" в Ростове-на-Дону.

Старый ФН сохраните, выбрасывать его запрещено законом. По закону ФЗ-54 владелец должен хранить отработанный накопитель 5 лет после изъятия, чтобы при необходимости предоставить контролирующим органам для проверки.

Как активировать новый накопитель

После установки нового накопителя нужно его активировать:

• Откройте смену.
• Зайдите в настройки ККТ.
• Выбираете вкладку «Оборудование» — «По сценарию перерегистрации с заменой».
• Вносите поочередно новые данные для ФН и после каждого изменения нажимайте «ОК».

По окончании касса выдаст чек о перезаписи данных регистрации. Сведения из этого отчета нужно передать в ФНС.

Регистрация нового оборудования в ФНС

Заключительный этап — отправка заявления о перерегистрации кассы по причине замены ФН в Налоговую службу. Его можно оформить на сайте ФНС в личном кабинете пользователя или на сайте ОФД.

Чтобы подписать документ, нужна электронная подпись. Если ее нет, нужно оформить через доверенный удостоверяющий центр (ДУЦ) ФНС России при личном обращении.

Порядок подачи электронного заявления:

1. Зайдите в личный кабинет.
2. Откройте раздел «Мои кассы» или «учет ККТ»,
3. Выберите нужную кассу и нажмите «Перерегистрировать».
4. Укажите причину переоформления — «в связи с заменой ФН».
5. Перепишите в соответствующие строки необходимые данные из отчета о закрытии ФН.
6. Информацию об изменении данных посмотрите в чеке о перерегистрации ККТ.
7. Укажите модель нового накопителя.
8. Нажмите кнопку «Подписать и отправить».

После отправки заявления и успешного рассмотрения от ФНС придет новая карточка регистрации кассы. Подтвердите ее получение в личном кабинете, только тогда регистрация будет закончена.

Может прийти отказ в перерегистрации, тогда заявление придется заполнять снова. Кассой нельзя пользоваться, пока Налоговая не одобрит исправления.

Заявление нужно заполнить и отправить в день замены фискального накопителя или на следующий день, но не позже.

Что будет, если не менять ФН?

За использование ФН с вышедшим сроком действия предусмотрен штраф по ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ. Для ИП сумма штрафа составляет ¼ или ½ от суммы расчета и не меньше 10 000 рублей. Организациям грозит штраф не менее 30 000 рублей.

Если несоблюдение сроков повторяется, то работу могут приостановить на 90 суток за невыполнение условий работы с онлайн-кассой: ИП 1,5-3 тыс. рублей, юрлица — до 10 тыс. рублей.

Чтобы не нарушать законодательство и не выплачивать штрафы, лучше своевременно заменить ФН — самостоятельно или с помощью наших специалистов, которые сами выполнят весь процесс замены и перерегистрации.